DMS

Dokumentenmanagement – orientiert an der fachlichen Arbeit

Ordnung muss sein: zumindest bei der heutigen Datenflut. Beim Ablegen von Dokumenten und Informationen sind Struktur und Sorgfalt gefragt. Die Verwaltungspraxis zeigt, dass Nachweise und Akten auf der Strecke bleiben oder ganz und gar verschwinden. Fatal. Mithilfe eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) lassen sich solche klassischen Fehlerquellen vermeiden; falls die Informationen zeitnah und zuverlässig eingepflegt werden.

Lästiges Suchen entfällt: Was Ihre Mitarbeiter Zeit und Nerven kostet, erledigt die Datenbank innerhalb weniger Sekunden. Vorausgesetzt, Ihr DMS entspricht Ihren Anforderungen. GABO IDM berät Unternehmen in allen Fragen des Dokumentenmanagements:

  1. Spezifikation der Anforderungen an ein DMS
  2. Pflichten-, Lastenhefterstellung
  3. Auswahl der passenden Lösung am Markt
  4. Rollout bzw. Softwareeinführung

Die Investition eines DMS rechnet sich eher als gedacht. Als Basis für effektives Informationsmanagement ist sie der Dreh- und Angelpunkt effektiver Dokumentenorganisation. Egal ob Schriftstück, E-Mail oder Grundriss. 
Dokumenten-Management-Systeme verkürzen Arbeits- und Entscheidungsverfahren, entlasten Personal und sparen Platz. Steuern Sie Verwaltungsvorgänge mit einem intelligenten Tool, dass mehr als Ordnung schafft. Sieben gute Argumente für datenbankgestützte Lösungen:

  1. kürzere Liege-, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
  2. konforme Datenbasis – Verteilerkopien überflüssig
  3. konvergente Informationsplattform – ohne Medienbrüche
  4. mehrdimensionale Ablagestruktur
  5. Begriff- oder Volltextsuche
  6. revisionssichere Aufbewahrung – schreibgeschützter Speicher
  7. uneingeschränktes Datenvolumen