Digitalisierung der Bestandsdokumentation
Ziel
Mitarbeitern eine vollständige und aktuelle Dokumentation zur Verfügung zu stellen
Papierdokumentation ist auf mehrere Archive verteilt
- Keine Zusammenführung von alter und neuer bzw. aktualisierter Dokumentation
- Etwa 10 % der Dokumentation liegen in digitaler Form vor.
- Dokumentenmanagementsystem (DMS) ECCOsoft soll weiterhin genutzt werden
- Die bisher hauptsächlich in Papierform vorliegende Dokumentation soll aufbereitet und in das DMS überführt werden.
Lösung
Rationalisierte Dokumentenaufbereitung mittels Digitalisierung
- Konzepterstellung
- Digitalisierung
- Scannen der Dokumente mit Hochleistungsscannern, teils direkt vor Ort
- OCR-Erkennung, PDF-Komprimierung, Volltextindexierung und Vektorisierung
- Aktualisierung
- Erstellung eines Anlagenspiegels
- Zuordnung der Dokumentation zu den identifizierten Bauteilen
- Kennzeichnung nach DCC
- Strukturierung – Projektaufbau im AVIS® zur Validierung und späteren Übergabe in goS3
Ergebnis
Dank Digitalisierung des Papierarchivs können die Mitarbeiter auf eine zentrale Datenbank in ihrem gewohnten DMS zugreifen. Dokumente werden so schnell gefunden, zeitnahe, richtige Rektionen sind so möglich.
