Einführung eines zentralen Dokumentenverwaltungssystems - Digitaler Informationszwilling
Ziel
Klarheit schaffen – isolierte Systeme
- Zugriff auf wichtige Informationen teilweise sehr schwierig
- Prüfung auf Vollständigkeit nicht möglich
- Systeme (SAP, Eng Base, Share Point, EDV Anlage) werden autark betrieben und haben keine Verbindung untereinander. Ausnahme: Bentley‘s ProjectWise und MicroStation.
- Kein validierter Anlagenspiegel, der die tatsächlich verbauten Komponenten der Anlage auf Basis der R&Is oder der aktuell verbauten Aggregate wiedergibt.
Lösung
Zentrale Zusammenführung aller Daten
- Schaffen einer Schnittstelle, um Dokumente (7 Typen), Daten und Attribute in AVIS® zu importieren
- Import von AVIS® in das PDLM-System PRO.FILE
- PRO.FILE ist „single source of truth“ –> Automatischer Datenabgleich mit AVIS®
- Von AVIS® aus Datentransfer via API in ELO
Zentrale Zeichnungs- und Messstellennummernvergabe
- Umwandlung von PDFs, Scans usw. in automatisch durchsuchbare Dokumente
- Auslesen und Zentralisieren der KKS-Kennzeichen aus CAE-Tools
- Konsistenzprüfung zwischen verschiedenen Dokumentarten
Ergebnis
Masterdatenbank mit allen Kennzeichen und kennzeichnungsführender Dokumentation in einem zentralen DMStec (PRO.FILE), wodurch alle vormals isolierten Systeme verbunden sind. Die Inhalte der Dokumente sind operabel, also digital auffind– und verarbeitbar. Zeichnungen und Messtellen sind nach einem einheitlichen System durchgängig gekennzeichnet. Alle Daten sind webbasiert jederzeit zugänglich.
2024: Das DMS wird ersetzt - AVIS® bleibt
Gründe
- Mit der bestehenden RestAPI kann man gängigen DMS-Systeme mit AVIS® Web verbinden, die Daten übertragen und bidirektional aktualisieren.
- Weiterhin wurde die Möglichkeit gesucht, die Daten in mobilen Endgeräten per Web-Browser darzustellen.
- Übergreifende sehr schnelle Suche nach Dokumenten über die Verschlagwortung.
AVIS® im täglichen Einsatz
AVIS® Web hat sich bei folgenden Tätigkeiten bewährt:
- Übernahme der Daten und Verschlagwortung von einem System zum anderen.
- Performante Dokumentensuche
- Möglichkeit der gleichen Verwaltungsstruktur wie im DMS; dies hat den Vorteil, dass der Anwender sich nicht lange einarbeiten muss. Das System ist für den Endanwender intuitiv bedienbar.
- Für den Viewer reicht i. d. R. AVIS® Web aus.
- Dateien im Zeichnungsarchiv, die als PDF, Tiff oder JPG vorliegen werden von den Anwendern gerne über AVIS® Web recherchiert, da die Suche und Darstellung schnell erfolget.
- User haben mittlerweile erkannt, wenn z. B. eine KKS in der Suche eingegeben wird, alle Dokumente, in der z. B. eine KKS-Nr. enthalten ist, sehr schnell gefunden werden.
